Het Waarschuwingsregister

Het waarschuwingsregister is een beveiligde internetapplicatie. Vanwege de gevoeligheid van de informatie worden gegevens in het waarschuwingsregister versleuteld opgeslagen op een aparte server. Het waarschuwingsregister is alleen toegankelijk voor de detailhandel.
Het waarschuwingsregister bestaat uit twee registratiesystemen. Allereerst is er een intern register. Deelnemende bedrijven registreren iemand altijd op het interne register. De persoon wordt voor een periode van acht jaar geregistreerd. De registratie is alleen zichtbaar voor gebruikers van deze deelnemer.
Indien er sprake is van ontslag en aangifte bij de politie wordt de persoon ook voor een periode van vier jaar in het externe register opgenomen. Hierbij maakt het winkelbedrijven een proportionaliteitsafweging, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke omstandigheden van de fraudezaak.
Fraudeurs worden na verloop van de genoemde perioden automatisch uit het waarschuwingsregister verwijderd tenzij men met succes bezwaar heeft gemaakt waardoor een vroegtijdige verwijdering mogelijk is.
De belangrijkste functie van het waarschuwingsregister is het uitvoeren van een screening. Bij het uitvoeren van een screening voert men, aan de hand van een geldige legitimatie, een code in die gelijk is aan de eerste vijf letters van de achternaam en de geboortedatum. Het waarschuwingsregister geeft vervolgens aan of deze code is aangetroffen of niet.
Indien de code is aangetroffen wordt met het deelnemende bedrijf dat de persoon heeft geregistreerd contact gezocht om te verifiëren of het om dezelfde persoon gaat.
Het waarschuwingsregister is toegankelijk voor een beperkt aantal aangewezen personen binnen een bedrijf. Hier wordt het onderscheid gemaakt tussen beheerders en gebruikers. Beheerders kunnen fraudeurs registreren op het waarschuwingsregister. Gebruikers kunnen het systeem slechts gebruiken om sollicitanten te screenen.
Alle activiteiten op het waarschuwingsregister worden gelogd en worden gecontroleerd door de Stichting FAD. Daarnaast heeft de Stichting FAD een onafhankelijke auditcommissie die controleert of deelnemers zich aan de regels houden.
Waarom een waarschuwingsregister?
Winkelbedrijven worden in toenemende mate geconfronteerd met fraudeurs die van winkel naar winkel trekken en grote schade aanrichten.
Fraudezaken, waarvan aangifte bij de politie wordt gedaan, worden onvoldoende aangepakt door politie en justitie. Regelmatig worden dergelijke zaken door het Openbaar Ministerie (OM) geseponeerd waardoor de fraudeur vrijuit gaat en vaak opnieuw de fout ingaat.
Alternatieven zoals een verklaring omtrent het gedrag zijn onwerkbaar voor een arbeidsintensieve sector als de detailhandel. 
Intern en extern waarschuwingsregister
Registraties op het interne register zijn alleen voor de eigen onderneming zichtbaar. De criteria voor plaatsing worden binnen de onderneming in overleg met de Ondernemingsraad (OR) bepaald.
Registraties op het externe register zijn direct voor alle deelnemende winkelbedrijven zichtbaar. Bij registratie dient men te voldoen aan de volgende eisen:
De activiteiten van de individuele natuurlijke persoon moeten geleid hebben tot ontslag of beëindiging van de arbeidsrelatie.
Er moet aangifte terzake zijn gedaan bij de politie.
Er moeten voldoende bewijsstukken zijn en worden bewaard in het onderliggende dossier.
De betrokken persoon moet van het feit van opname op de hoogte zijn gesteld. Bij die gelegenheid wordt hij geïnformeerd over de mogelijkheid van inzage en correctie als verwoord in de artikelen 9.3 en 9.4 en over de mogelijkheid van een klacht ex artikel 10.2 bij de Klachtencommissie.
Voor opname in het waarschuwingsregister weegt de deelnemer het belang van de deelnemer, en die van de andere deelnemers aan het Waarschuwingsregister, bij opname af tegen de gevolgen van de opname voor de betrokkene. De gevolgen van opname dienen in verhouding te staan tot het gepleegde delict en de overige omstandigheden van het geval. De deelnemer zal rekening houden met de gevolgen van opname aan de hand van de volgende factoren:
duur dienstverband
leeftijd natuurlijke persoon;
functie natuurlijke persoon;
aard en omvang van de fraude en de gevolgen daarvan;
vraag of er sprake is van verzachtende of verzwarende omstandigheden (recidive).
Het waarschuwingsregister dient als hulpmiddel bij het screenen van nieuwe medewerkers. Met behulp van een code kan men een snelle controle uitvoeren naar de integriteit van de sollicitant.
Het waarschuwingsregister is een beveiligde applicatie. De gegevens die worden geregistreerd zijn beperkt. De gegevens zijn niet toegankelijk voor onbevoegden en kunnen alleen worden geraadpleegd indien iemand solliciteert bij een ander deelnemend winkelbedrijf van het waarschuwingsregister. Er wordt altijd een extra controle uitgevoerd indien het waarschuwingsregister wordt geraadpleegd. 

Als gevolg van een grote dynamiek op de arbeidsmarkt ‘detailhandel’, de omvang van interne fraude en de moeizame opsporing en vervolging door politie en openbaar ministerie is in 2005 een bijzondere aanpak gestart: het Waarschuwingsregister Fraude Aanpak Detailhandel (FAD). In het register kan het aangesloten winkelbedrijf nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is bij een ander deelnemend winkelbedrijf. Ook kan de deelnemer zelf een ex-medewerker onder voorwaarden plaatsen op het Waarschuwingsregister.

Spelregels
De voorwaarden voor deelname aan en gebruik van het Waarschuwingsregister zijn vastgelegd in een protocol. Hiervoor heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP), de privacytoezichthouder, een verklaring van rechtmatigheid verleend. Het protocol is de juridische basis van het Waarschuwingsregister die alle voorwaarden nauwkeurig beschrijft.

Ook heeft de stichting FAD een praktische handleiding ontwikkeld voor het werken met het Waarschuwingsregister. De handleiding maakt het gebruik van het register eenvoudig en overzichtelijk. Het instructieboekje licht bijvoorbeeld toe wat een winkelbedrijf moet doen om aan te sluiten, hoe in de sollicitatieprocedure het Waarschuwingsregister wordt gebruikt en onder welke voorwaarden een fraudeur geregistreerd kan worden.

Databank
Het Waarschuwingsregister is een internetapplicatie die 24/7 te raadplegen is. Vanwege de gevoeligheid van de informatie worden gegevens in het register versleuteld opgeslagen op een aparte, beveiligde server die alleen toegankelijk is vanaf geautoriseerde computers. Het register werkt op een ‘need to know’ basis: het is alleen een verwijsregister. Er kunnen slechts beperkt gegevens worden ingevoerd en de deelnemer krijgt bijvoorbeeld geen lijst met namen van fraudeurs te zien.

Het ICT-systeem volgt de handelingen die door het (juridische) protocol zijn voorgeschreven. Dit geldt voor zowel de raadpleegfunctie als het invoeren van fraudeurs. In het Waarschuwingsregister zelf is bij elk veld een gebruiksaanwijzing te vinden.

De meest gebruikte functie van het Waarschuwingsregister is het uitvoeren van de zogenoemde screening: nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is bij een ander deelnemend winkelbedrijf. Bij het uitvoeren van een screening voert men een code in die gelijk is aan de eerste vijf letters van de achternaam en de geboortedatum. Het Waarschuwingsregister geeft vervolgens aan of deze code is aangetroffen of niet. In geval van een treffer moet worden geverifieerd of de sollicitant inderdaad de geregistreerde fraudeur is. De contactgegevens van het referentbedrijf worden automatisch getoond.

Alle handelingen in het register worden gelogd en kunnen worden gecontroleerd door de auditcommissie van de stichting FAD.