Waarschuwings­register

Als gevolg van een grote dynamiek op de arbeidsmarkt ‘detailhandel’, de omvang van interne fraude en de moeizame opsporing en vervolging door politie en openbaar ministerie is in 2005 een bijzondere aanpak gestart: het Waarschuwingsregister Fraude Aanpak Detailhandel (FAD). In het register kan het aangesloten winkelbedrijf nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is bij een ander deelnemend winkelbedrijf. Ook kan de deelnemer zelf een ex-medewerker onder voorwaarden plaatsen op het Waarschuwingsregister.

Spelregels

De voorwaarden voor deelname aan en gebruik van het Waarschuwingsregister zijn vastgelegd in een protocol. Hiervoor heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP), de privacytoezichthouder, een verklaring van rechtmatigheid verleend. Het protocol is de juridische basis van het Waarschuwingsregister die alle voorwaarden nauwkeurig beschrijft.Ook heeft de stichting FAD een praktische handleiding ontwikkeld voor het werken met het Waarschuwingsregister. De handleiding maakt het gebruik van het register eenvoudig en overzichtelijk. Het instructieboekje licht bijvoorbeeld toe wat een winkelbedrijf moet doen om aan te sluiten, hoe in de sollicitatieprocedure het Waarschuwingsregister wordt gebruikt en onder welke voorwaarden een fraudeur geregistreerd kan worden.

Databank

Het Waarschuwingsregister is een internetapplicatie die 24/7 te raadplegen is. Vanwege de gevoeligheid van de informatie worden gegevens in het register versleuteld opgeslagen op een aparte, beveiligde server die alleen toegankelijk is vanaf geautoriseerde computers. Het register werkt op een ‘need to know’ basis: het is alleen een verwijsregister. Er kunnen slechts beperkt gegevens worden ingevoerd en de deelnemer krijgt bijvoorbeeld geen lijst met namen van fraudeurs te zien.

Het ICT-systeem volgt de handelingen die door het (juridische) protocol zijn voorgeschreven. Dit geldt voor zowel de raadpleegfunctie als het invoeren van fraudeurs. In het Waarschuwingsregister zelf is bij elk veld een gebruiksaanwijzing te vinden.

De meest gebruikte functie van het Waarschuwingsregister is het uitvoeren van de zogenoemde screening: nagaan of van een sollicitant een frauduleus verleden bekend is bij een ander deelnemend winkelbedrijf. Bij het uitvoeren van een screening voert men een code in die gelijk is aan de eerste vijf letters van de achternaam en de geboortedatum. Het Waarschuwingsregister geeft vervolgens aan of deze code is aangetroffen of niet. In geval van een treffer moet worden geverifieerd of de sollicitant inderdaad de geregistreerde fraudeur is. De contactgegevens van het referentbedrijf worden automatisch getoond.

Alle handelingen in het register worden gelogd en kunnen worden gecontroleerd door de auditcommissie van de stichting FAD.