Informatie voor werkgevers

Handboek stichting FAD 2010

Antwoorden op de meest gestelde vragen

Wat zijn de voorwaarden om deel te nemen aan het waarschuwingsregister?

Het waarschuwingsregister is beschikbaar voor alle winkelbedrijven in Nederland. Voor deelname geldt als basis dat bedrijven moeten voldoen aan de regels van het protocol.
Het waarschuwingsregister geldt niet als DE oplossing voor fraude binnen een onderneming. Het is een onderdeel van het totale fraudebeleid van een onderneming.

1. Fraudebeleid

Deelnemende winkelbedrijven moeten een duidelijk fraudebeleid voeren en dit fraudebeleid moet duidelijk naar de werknemers zijn gecommuniceerd. Alle medewerkers dienen op de hoogte te zijn dat fraude in de onderneming niet wordt geaccepteerd, en dat bij het constateren van fraude harde maatregelen volgen.
De kern van het fraudebeleid moet zijn dat bij geconstateerde fraude altijd ontslag en aangifte bij de politie volgt.

2. Beveiligd systeem

Het waarschuwingsregister is voorzien van een uitvoerige beveiliging. Dit omvat een beveiligde server, versleutelde opslag van gegevens en toegang vanaf geautoriseerde computers.

Desondanks dienen deelnemers de nodige maatregelen te nemen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Personen die toegang hebben tot het waarschuwingsregister dienen daarom zorgvuldig om te gaan met hun "gebruikersnaam" en "wachtwoord". Deze personen dienen hierover duidelijk te worden geïnstrueerd en zijn verplicht altijd uit te loggen als zij hun werkplek verlaten.
Ook dienen de bedrijfsnetwerken van de deelnemende winkelbedrijven te beschikken over een digitale beveiliging.

De personeelsadministratie van de onderneming moet op orde zijn, zodat voorkomen wordt dat verkeerde namen in het register worden gecommuniceerd.

3. Medewerkers informeren

Als een onderneming deelneemt aan het waarschuwingsregister moeten alle medewerkers van de onderneming worden geïnformeerd over het waarschuwingsregister. Ondernemingen kunnen verschillende communicatiemiddelen gebruiken om medewerkers te informeren, bijvoorbeeld in een personeelsblad of een circulaire. Daarnaast dient de onderneming een instemmingsverzoek in te dienen bij de Ondernemingsraad (OR).

Ook nieuwe medewerkers moeten vooraf worden geïnformeerd dat de onderneming deelneemt aan het waarschuwingsregister. Dit kan middels de huisregels van de onderneming, waarvoor de medewerker tekent bij indiensttreding. Daarnaast moet een fraudeur bij opname in het waarschuwingsregister hierover schriftelijk worden geïnformeerd.

4. Toegang en toezicht

Ondernemingen moeten duidelijke afspraken maken over het waarschuwingsregister. Er moeten afspraken gemaakt worden over wie toegang krijgt en wie toezicht houdt. Het heeft de voorkeur om de toegang tot het register zo beperkt mogelijk te houden.
De beheerdersfunctie waarbij fraudeurs op het waarschuwingsregister worden ingevoerd dient niet in de winkel, maar op het hoofdkantoor beschikbaar te zijn. Ook bij ondernemers met een enkele vestiging mag de toegang tot het waarschuwingsregister niet in de winkel plaats te vinden, maar bijvoorbeeld op kantoor of thuis.

Hoe kunnen ondernemingen deelnemen aan het waarschuwingsregister?

De Stichting FAD heeft als enige organisatie toestemming om het waarschuwingsregister te beheren. Alleen op dit register mogen gegevens van fraudeurs worden opgeslagen en tussen deelnemende bedrijven van de Stichting FAD worden gedeeld.

Melden bij het CPB

Indien een onderneming wil deelnemen dient de onderneming een melding te doen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Een onderneming kan zich melden bij de Stichting FAD. De Stichting verzorgt dan de melding bij het CBP, zorgt voor alle benodigde informatie en begeleidt ondernemingen bij de deelname aan het waarschuwingsregister.

Wat zijn de kosten voor deelname aan het waarschuwingsregister?

De jaarlijkse kosten voor deelname aan het waarschuwingsregister bedragen:

een vaste bijdrage van 1.575,00 euro, en
De variabele bijdrage is 0,65 euro per medewerker met een maximum van 7.800,00 euro

De totale bijdrage per 1 januari 2009 is dus maximaal 9.375,00 euro.

Daarnaast controleert de auditcommissie in principe alle deelnemers . De kosten worden door de deelnemers gedragen en zijn 1.540,00 euro per audit.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens in het waarschuwingsregister?

De gegevens uit het waarschuwingsregister zijn afkomstig van de deelnemende winkelbedrijven. Deze bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de invoer van correcte gegevens. Ook moet de invoer voldoen aan de eisen uit het protocol.